Người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:
a) Doanh nghiệp đã đăng ký kê khai thuế điện tử và nộp thuế điện tử với Cơ quan thuế;
b) Có địa điểm kinh doanh cố định, có thiết bị điện tử đảm bảo đủ điều kiện để vận hành và lưu trữ hóa đơn điện tử;
c) Có kế toán viên, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán;
d) Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật;
đ) Có sử dụng phần mềm kế toán hoặc phần mềm bán hàng để đảm bảo dữ liệu về giao dịch mua bán hàng hóa dịch vụ được phản ánh chính xác và kịp thời trên Hóa đơn điện tử;
e) Ngoài ra, yêu cầu về hạ tầng mạng và thiết bị lưu trữ...tuy nhiên, các đơn vị hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử đều đảm bảo điều kiện này và hỗ trợ tối đa các doanh nghiệp trong vấn đề lưu trữ thông tin điện tử của Hóa đơn trên hệ thống máy chủ/server của họ.
2. CÁC LƯU Ý KHI PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ LẦN ĐẦU
Khi phát hành hóa đơn điện tử lần đầu, tùy theo từng trường hợp cụ thể các Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ sau để đảm bảo nhanh chóng phát hành được hóa đơn theo đúng quy định:
a) Hồ sơ pháp lý (Đối với Doanh nghiệp lần đầu tiên đăng ký sử dụng hóa đơn)
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
- CMND của Đại diện doanh nghiệp
- Hợp đồng thuê nhà làm trụ sở kinh doanh
- Bản phô tô Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất kèm CMND của chủ sở hữu căn hộ làm trụ sở kinh doanh
- Biển hiệu Doanh nghiệp tại trụ sở chính
b) Hồ sơ thuế ban đầu (Đối với Doanh nghiệp lần đầu tiên sử dụng hóa đơn)
- Phiếu đăng ký trao đổi thông tin với Cơ quan thuế qua phương thức điện tử
- Đăng ký phương pháp khấu hao Tài sản cố định
- Tờ khai lệ phí môn bài & Giấy nộp tiền lệ phí môn bài
- Giấy xác nhận mở tài khoản ngân hàng kèm xác nhận của Sở kế hoạch đầu tư về việc DN đã thông báo tài khoản ngân hàng với Sở Kế hoạch đầu tư
c) Hồ sơ đề nghị sử dụng Hóa đơn GTGT điện tử
- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu số 01 ban hành theo Thông tư 32/2011/TT-BTC gửi trực tiếp đến Cơ quan thuế bằng bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử;
- Công văn Đề nghị sử dụng hóa đơn Giá trị gia tăng (Hóa đơn điện tử) theo Mẫu 3.14 của thông tư 39/2014/TT-BTC (Tùy theo từng chi cục/cục thuế có yêu cầu này)
d) Kiểm tra trụ sở Doanh nghiệp (Đối với Doanh nghiệp lần đầu sử dụng hóa đơn)
Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ tại mục (c) Cơ quan thuế sẽ có thông báo DN đủ điều kiện sử dụng Hóa đơn theo hình thức điện tử hay không. Lưu ý, trước đó Cơ quan thuế, cán bộ phường/xã, cán bộ thuế phường sẽ xuống xác minh địa điểm kinh doanh của đơn vị. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ mục (a), (b) để quá trình kiểm tra diễn ra nhanh chóng.
e) Thông báo phát hành hóa đơn điện tử
- Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử: Hiện có nhiều đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử với rất nhiều mức phí và tính năng khác nhau. Tuy nhiên, Doanh nghiệp nên lựa chọn các đơn vị có uy tín để thực hiện dịch vụ này. Kế toán Nhất Nam là đại lý thuế và có những đánh giá riêng về ưu/nhược điểm của từng đơn vị cung cấp dịch vụ này. Quý Doanh nghiệp nếu băn khoăn, có thể liên hệ để Nhất Nam tư vấn phù hợp với nhu cầu của Doanh nghiệp.
- Chọn mẫu hóa đơn, logo công ty, bổ sung thêm các thông tin hỗ trợ như ngân hàng...trên hóa đơn;
- Số lượng hóa đơn điện tử muốn khởi tạo;
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu TB01/AC ban hành kèm thông tư 32/2011/TT-BTC
- Hóa đơn điện tử mẫu điện tử và Mẫu Hóa đơn chuyển đổi từ Hóa đơn điện tử
- Gửi Thông báo phát hành hóa đơn điện tử kèm mẫu hóa đơn, Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử qua trang thông tin của Tổng cục thuế: thuedientu.gdt.gov.vn
- Sau 02 ngày kể từ ngày gửi thông báo Phát hành hóa đơn điện tử; DN sẽ được sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng nội dung đã gửi trong thông báo phát hành. Doanh nghiệp có thể tra cứu thông tin về phát hành hóa đơn theo đường dẫn sau:http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tbphtc.html , điền các thông tin để kiểm tra thông báo phát hành đã được Cơ quan thuế niêm yết trên hệ thống hay chưa.
3. NHỮNG CÂU HỎI PHỔ BIẾN VỀ NỘI DUNG TRÊN HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
3.1. Có được ghi Hàng hóa, dịch vụ kèm theo bảng kê trên Hóa đơn điện tử hay không?
Hiện chưa có thông tư hướng dẫn cụ thể cho Nghị định 119/2018/NĐ-CP, tuy nhiên, căn cứ vào công văn trả lời của Tổng Cục thuế, Cục thuế Hà Nội và hướng dẫn tại các chi cục thuế Quận, huyện thì: Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không bị giới hạn về số dòng trên một tờ hóa đơn nên hóa đơn điện tử không lập kèm bảng kê.
Doanh nghiệp có thể tham khảo nội dung công văn trả lời của Tổng Cục thuế tại đây: Công văn số 68/TCT-CS ngày 05/01/2019
3.2. Trường hợp Hóa đơn điện tử có nhiều trang, khi chuyển đổi Hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy thì xử lý như thế nào?
Theo hướng dẫn tại Công văn số 820/TCT-DNL của Tổng cục thuế ngày 13/03/2017; công văn số 83917/CT-TTHT của Cục thuế TP Hà Nội ngày 24/12/2018 thì trường hợp này được xử lý như sau:
Trường hợp Doanh nghiệp chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy, nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn thì Doanh nghiệp thực hiện tương tự trường hợp sử dụng hóa đơn tự in mà việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn, cụ thể: Doanh nghiệp được thể hiện hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu "tiep theo trang truoc - trang X/Y" (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó)
Các bạn có thể tham khảo nội dung công văn tại đây: Công văn số 83917/CT-TTHT ngày 28/12/2018 của Cục thuế Hà Nội hoặc Công văn số 51361/CT-TTHT ngày 01/07/2019 của Cục thuế Hà Nội
3.3. Ngày ký phát hành hóa đơn khác ngày lập hợp hóa điện tử có được không?
Căn cứ hướng dẫn của Bộ tài chính trên cổng thông tin của Bộ, cũng như hướng dẫn của Cục thuế Hà Nội thì: Trường hợp ngày lập Hóa đơn điện tử tuân thủ đúng quy định tại tiết a khoản 2 điều 16 thông tư 39/2014/TT-BTC thì ngày ký phát hành hóa đơn điện tử sau ngày lập hóa đơn là không vi phạm quy định hiện hành.
Tuy nhiên, Doanh nghiệp phải căn cứ vào ngày lập hóa đơn điện tử (chứ không phải ngày ký phát hành hóa đơn điện tử) để xác định nghĩa vụ kê khai, nộp thuế và hạch toán theo quy định
Doanh nghiệp có thể tham khảo công văn của Cục thuế Hà Nội tại đây: Công văn số 58325/CT-TTHCT ngày 25/08/2017
Hoặc trả lời của Bộ tài chính trên cổng thông tin điện tử theo đường dẫn: Trả lời của Bộ Tài chính
3.4. Chữ ký điện tử của bên mua có phải là bắt buộc trên Hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Điểm e Khoản 1 và Khoản 2 Điều 6 thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về nội dung của Hóa đơn điện tử thì: Hóa đơn điện tử phải có các nội dung sau: e) Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
Tuy nhiên, căn cứ công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện Hóa đơn điện tử thì: Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,... thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.
=> Kết luận: Sẽ không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử nếu
- Người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc
- Là đơn vị kế toán và có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa dịch vụ giữa bên bán và bên mua như: Hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, Biên bản giao nhận hàng, Biên nhận thanh toán, phiếu thu...
Doanh nghiệp tham khảo Công văn số 5057/TCT-CS ngày 13/12/2018
